No exemplo abaixo usaremos o protocolo POP (menos indicado), neste protocolo não há sincronização das mensagens, mas sim o download, as alterações feitas no Outlook (incluindo mensagens enviadas) não serão sincronizadas com a web.

Observação: Você pode configurar um Perfil no Outlook somente para esta conta, basta ao abrir o Outlook clicar em "Novo", dar um nome ao Perfil e seguir este mesmo tutorial a partir do passo número 5.

1. Ativar o POP no Gmail (Engrenagem canto superior direito > Mostrar todas as configurações > Encaminhamento e POP/IMAP). No campo "Download POP" selecione "Ativar POP para todos os e-mails” se deseja que todos os e-mails de sua conta sejam baixados ou "Ativar POP para e-mails que chegarem a partir de agora" se deseja que apenas e-mails recebidos daí em diante sejam baixados para o Outlook. Por segurança na opção "2. Quando as mensagens são acessadas com o POP" o recomendado é que as mensagens baixadas pelo Outlook sejam mantidas no Gmail, mantendo assim sempre uma cópia de segurança. Não se esqueça de clicar em "Salvar Alterações" quando terminar;

2. Verificar se o acesso à aplicativos menos seguros está ativado, no link a seguir como realizar tal processo:​

3. Abra o Outlook;

4. Clique em "Ferramentas", "Configurações da conta" e depois em "Novo" na aba "E-mail";

5. Selecione "Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP" e clique em "Avançar";

6. Marque "Definir manualmente as configurações do servidor ou tipos de servidor adicionais" e clique em "Avançar";

7. Selecione "E-mail da Internet" e clique em "Avançar";

8. Configurações: nome, endereço de e-mail completo (incluindo "@seu_dominio.com"). No menu suspenso Tipo de conta, selecione POP3; digite os nomes de servidor de entrada e de saída: pop.gmail.com e smtp.gmail.com respectivamente. No campo "Nome de usuário", forneça seu endereço do Gmail completo, incluindo "@seu_dominio.com";

9. Clique em "Mais configurações";

10. Clique na aba "Servidor de saída" e marque "Meu servidor de saída (SMTP) requer autenticação" e deixe marcada a opção "Usar mesmas configurações de entrada de e-mails";

11. Clique na aba "Avançado";

12. Nas opções de criptografia, marque "Este servidor requer uma conexão criptografada (SSL)" em "Servidor de entrada (POP3)" e TLS em "Servidor de saída (SMTP)", o servidor de entrada é 995 e o de saída 587;

Observação: Em "Entrada", marque "Deixar uma cópia das mensagens no servidor" e NÃO marque as opções logo abaixo "Remover do servidor após ... dias" e "Remover do servidor quando excluído de "Itens excluídos".

13. Clique em "OK" e depois em "Testar configurações da conta";

14. Se todos os teste forem concluídos com êxito feche a janela de testes e clique em "Avançar" e depois em "Concluir".