Delegar aprovação de recursos da Agenda Google

No Google Agenda, os recursos do ambiente, como salas de reunião, equipamentos ou outros espaços compartilhados, podem ser configurados para que suas reservas precisem de aprovação antes de serem confirmadas.

Para isso, o administrador deve compartilhar o calendário do recurso com os usuários responsáveis e conceder a eles as permissões necessárias. Em seguida, o responsável deverá configurar as notificações para receber por e-mail as solicitações de reserva.

Importante: a configuração é realizada em duas etapas: primeiro, pelo administrador com privilégios de Superadministrador do Google Workspace; depois, pelo usuário que ficará responsável por aprovar ou recusar as reservas. 

Configuração a ser realizada pelo administrador 

1. Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda;

2. À esquerda, ao lado de “Outras agendas”, clique em no íconee em seguida clique em “Procurar recursos”;

3. Em seguida, será apresentada uma lista com os recursos configurados no ambiente. Localize o recurso que deseja configurar e clique no ícone de edifício para visualizar os recursos disponíveis.

4. Marque a caixa de seleção ao lado do recurso que deseja configurar para adicioná-lo à seção “Minhas agendas”;

5. No menu lateral esquerdo, localize o recurso adicionado e clique sobre ele. Em seguida, role a página até a seção “Compartilhado com”, clique em “Adicionar participantes e grupos” e digite o endereço de e-mail do usuário que ficará responsável por analisar as solicitações de reserva;

Embaixo, em "Permissões", selecione a opção "Fazer alterações e gerenciar compartilhamento" e clique em "Enviar";

6. A pessoa deverá ser listada logo abaixo;

A partir de agora, os passos deverão ser feitos na Agenda do Usuário responsável pelas reservas

1. Acesse as configurações da agenda do recurso a ser delegado (repetir o passo 1, só que desta vez na conta que teve a função delegada) e clicar nos 3 pontinhos ao lado da agenda do recurso;

2. Clique em “Configurações e compart.”, role até "Outras notificações", No canto direito, basta clicar na "setinha" e selecionar e-mail em todos os campos; essa configuração vai permitir que o responsável seja informado por e-mail quando houver uma nova solicitação que precise ser analisada.

3. Após isso, suas configurações serão salvas automaticamente;

Obs.: Após a conclusão de todos os procedimentos pelo administrador e pelo responsável pelas reservas, as novas solicitações de reserva do recurso ficarão pendentes de aprovação. O responsável receberá um e-mail para que possa aprovar ou recusar a solicitação. Caso a reserva seja aprovada, o recurso será devidamente alocado.