Como administrador do Google Workspace, você determina como os usuários podem compartilhar os arquivos e pastas no Drive e Drive Compartilhado.
Edições compatíveis com este recurso: Business Starter, Standard e Plus; Enterprise; Education e Enterprise for Education; edição para organizações sem fins lucrativos; Google Workspace Business; Essentials (domínio verificado).
1. Acesse o Admin Console, de uma destas três maneiras:
- Acesse o painel de controle através da URL admin.google.com, em seguida se autenticar com login e senha;
No Gmail, clique na engrenagemno canto superior direito e depois em "Gerenciar esta organização";
- No menu de aplicativos do Google, clique em "Google Apps" e selecione a opção "Administrador";
2. Acesse “Apps”;
3. Clique em “Google Workspace”;
4. Clique na opção "Drive e Documentos";
5. Selecione "Configurações de compartilhamento";
6. (Caso seu domínio seja Google Workspace Business ou Google Workspace Enterprise) você poderá escolher a qual organização aplicar a configuração. Para isso, selecione a organização desejada no lado esquerdo da tela;
Esta opção não está disponível para os domínios Google Workspace Basic.
Atenção! Todos os Drive Compartilhados em um domínio terão as configurações da organização de nível superior. Por exemplo, se o compartilhamento externo estiver desativado na unidade organizacional do usuário, mas for permitido no domínio de nível superior, o usuário poderá compartilhar documentos em Drive compartilhado com pessoas fora da empresa.
7. Para:
Impedir que usuário compartilhem arquivos fora da organização:
Obs.: Opcionalmente, marque a opção "Permitir que usuários em organização recebam arquivos de usuários fora de domínio". Os usuários poderão acessar arquivos externos do Google, mas não poderão compartilhar os próprios arquivos externamente. Se você não marcar esta caixa, os usuários não poderão acessar arquivos fora do domínio, incluindo os arquivos públicos de outros domínios na Web.
(Não disponível para Google Workspace Basic) Permitir que os arquivos sejam apenas compartilhados com domínios confiáveis:
Obs.: Verifique se todas as seguintes opções são aplicáveis:
→ No caso de arquivos que pertençam a usuários na organização, avisar ao compartilhar com usuários em domínios permitidos:
Os usuários serão solicitados a confirmar quando compartilharem com um domínio permitido externo. Isso funciona como um lembrete de que arquivos confidenciais não devem ser compartilhados.
→ Permitir que usuários na organização para receber arquivos de usuários fora de domínios permitidos:
Os usuários podem acessar arquivos de domínios externos não permitidos, mas só podem compartilhar externamente com domínios permitidos. Se você não marcar essa caixa, os usuários não poderão acessar arquivos fora do seu domínio nem domínios permitidos, incluindo arquivos de outros domínios que sejam públicos na Web.
Permitir que os usuários compartilhem fora da organização:
Obs.: Selecione qualquer uma ou mais das seguintes opções:
→ No caso de arquivos que pertençam a usuários em organização, avisar ao compartilhar fora de seudominio:
Será solicitada a confirmação do usuário ao compartilhar externamente. Isso funciona como um lembrete de que arquivos confidenciais não devem ser compartilhados. Por padrão, esta configuração é selecionada.
→ Permitir que os usuários em organização enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de domínio que não usam uma Conta do Google:
Os usuários podem enviar convites de compartilhamento para contas que não são do Google e listas de e-mails que não são do Grupos do Google. Se você não selecionar essa opção, os arquivos só poderão ser compartilhados com contas que não são do Google e listas de e-mails no seu domínio.
Importante: Pessoas com contas que não são do Google que receberem um convite de compartilhamento poderão encaminhá-lo para outras pessoas. Os convites expiram depois de 14 dias.
Se você selecionar essa opção, escolha se as pessoas com o convite de compartilhamento precisarão fazer login em uma Conta da Google para ver o arquivo:
Exigir que usuários externos façam login no Google para visualizar o arquivo
Quando um convite de compartilhamento é enviado para uma conta de e-mail que não é do Google ou para listas de e-mail de grupos que não são do Google, as pessoas com o convite de compartilhamento precisam fazer login em uma Conta do Google para ver o arquivo, a menos que ele também tenha sido compartilhado na Web ou com qualquer pessoa com o link, se você permitir isso.
Quando você exige o login, as pessoas que acessam o arquivo ficam visíveis na seção "Avançado" da caixa do compartilhamento de arquivos, onde o acesso pode ser removido.
Se o destinatário não tiver uma Conta do Google, ele precisará criar uma conta.
As Contas do Google não precisam usar endereços do Gmail ou do Google Workspace. Uma Conta do Google é apenas um sistema de login unificado que oferece acesso aos produtos do Google, incluindo Documentos, Planilhas e Apresentações. Você pode associar qualquer endereço de e-mail a uma Conta do Google. Para ajudar uma pessoa que não tenha uma Conta do Google, envie este link: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
Permitir que usuários externos visualizem o arquivo sem fazer login no Google
As pessoas com o convite de compartilhamento podem ver o arquivo no modo de visualização somente leitura sem precisar fazer login em uma Conta do Google e podem encaminhar o convite para outras pessoas que também poderão ver o arquivo.
Esta opção é aplicável apenas a arquivos. Para visualizar as pastas do Google Drive, é preciso fazer login em uma Conta do Google.
As pessoas que visualizam o arquivo sem uma Conta do Google não são listadas na caixa do compartilhamento de arquivos na seção "Avançado" em Quem pode acessar.
Se o arquivo tiver sido compartilhado com acesso de edição ou comentário, qualquer pessoa com o convite de compartilhamento precisará fazer login em uma Conta do Google para editar ou comentar o arquivo, a menos que ele tenha sido compartilhado na Web ou com qualquer pessoa com o link, se permitido pela próxima opção do Admin Console.
→ Permitir que os usuários em organização publiquem arquivos na Web e os tornem visíveis para o mundo como arquivos públicos ou não listados:
Os usuários podem publicar arquivos ou definir a visibilidade de arquivos como Público na Web (qualquer pessoa na Internet pode localizar e acessar o arquivo) ou Qualquer pessoa com o link (o arquivo não é listado e provavelmente não aparece em resultados de pesquisa, mas pode ser acessado por qualquer pessoa na Internet com o link).
Se você marcar esta caixa, os usuários poderão definir a visibilidade dos arquivos como Público na Web usando as opções de compartilhamento, assim como publicar Documentos, Planilhas e Apresentações em Arquivo > Publicar na Web.
Se você não marcar esta caixa, os usuários só poderão compartilhar arquivos fora da organização se convidarem especificamente cada colaborador a acessar o arquivo.
8. Determine a quantidade de solicitações que os usuários recebem para compartilhar arquivos nesses casos:
Selecione as opções padrão do Verificador de acesso. Os usuários podem escolher essas opções quando são perguntados se desejam corrigir problemas de acesso:
Apenas com destinatários, com o domínio ou publicamente. No caso de um compartilhamento público, não é necessário ter uma Conta do Google:
Os usuários podem optar por compartilhar apenas com os destinatários, compartilhar com todos no domínio que tenham o link ou compartilhar com qualquer pessoa que tenha o link. Essa opção fica esmaecida se você não permitir o compartilhamento externo ou permitir que os usuários publiquem arquivos na Web;
Apenas com destinatários ou com o domínio:
Os usuários podem optar por compartilhar somente com os destinatários ou compartilhar com todos no domínio via link;
Apenas com os destinatários:
Os usuários podem optar por compartilhar somente com os destinatários, mas não disponibilizar um link publicamente ou para todos na organização;
As opções que os usuários podem escolher são determinadas pelo que é permitido na organização do proprietário do arquivo, não pela pessoa que está compartilhando o arquivo. Se vários arquivos estiverem anexados a um e-mail ou evento do Agenda, os usuários verão as opções com as permissões mais amplas disponíveis para todos os arquivos (com base nas organizações dos proprietários dos arquivos).
9. Em "Compartilhamento de link", você pode selecionar a configuração padrão para novos arquivos;
10. Ao finalizar as alterações clique em "Salvar".
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