Configure a agenda do Google Workspace para que seus funcionários possam reservar recursos compartilhados na empresa, como salas, projetores, carros da empresa ou bicicletas. Facilite a escolha do recurso mais adequado mostrando o máximo de detalhes possível. Seus usuários verão informações, como o edifício e o andar de uma sala, e as principais funcionalidades, como equipamento de videoconferência ou quadro branco.
Neste tutorial você verá como: Criar edifícios, Criar funcionalidade e Criar recursos.
1. Acesse o Admin Console, de uma destas três maneiras:
- Acesse o painel de controle através da URL admin.google.com, em seguida se autenticar com login e senha;
No Gmail, clique na engrenagemno canto superior direito e depois em "Gerenciar esta organização";
- No menu de aplicativos do Google, clique em "Google Apps" e selecione a opção "Administrador";
2. Vá em "Edifícios e recursos";
Etapa 1: adicionar edifícios
Comece listando todos os edifícios da empresa. O Google Agenda usa os edifícios como base para a criação de recursos. Não é possível adicionar recursos e funcionalidades sem primeiro listar o edifício. Observação: os endereços dos edifícios não são usados para a navegação no mapa.
1. Na aba de "Gerenciamento de recursos", clique em "Abrir";
2. Na parte inferior esquerda da página, clique em Gerenciar edifícios;
3. Para criar edifícios, no lado esquerdo clique em "Adicionar novo edifício";
4. Logo em seguida na tela que irá aparecer, preencha os campos obrigatórios(Campos com *);
(Opcional)Para adicionar o endereço:
Clique em Editar Editar endereço;
Digite as informações do endereço de cada local no formato de endereço postal da região. O painel de mapas do Google à direita mostra um alfinete no endereço.Os endereços associados a um local da empresa conhecido serão armazenados no idioma local. Observação: os endereços dos edifícios não são usados para a navegação no mapa;
Se necessário, arraste o alfinete para o local correto ou mais adequado. Recomendamos que você posicione o alfinete no centro do telhado do prédio. Os campos de latitude e longitude aparecem;
Clique em Concluído;
5. Clique em Adicionar edifício;
Etapa 2: adicionar áudio, vídeo ou outras funcionalidades
Se você quiser que as pessoas saibam quais equipamentos ou outras funcionalidades estão disponíveis em uma sala ou em outro recurso, adicione essas informações no Admin Console. Por exemplo, indique as salas que têm um Jamboard ou os carros da empresa com sistema de navegação. Você pode criar até 100 funcionalidades para a empresa ou em cada domínio.
1. Na aba de "Gerenciamento de recursos", clique em "Abrir";
2. Clique em Gerenciar Gerenciar funcionalidades de recursos;
A seguir esta tela será apresentada.
3. Clique em "Adicionar funcionalidade";
4. Digite o nome da funcionalidade e escolha o tipo:
Áudio: equipamento de áudio para comunicação (por exemplo, telefone)
Vídeo: equipamento de vídeo para comunicação (por exemplo, VC ou Unidade de teleconferência da Cisco)
Nenhum: não é um equipamento de vídeo nem de áudio (por exemplo, Quadro branco, Acessibilidade ou Convidados externos)
5. Clique em "Salvar".
Após adicionar uma funcionalidade, você poderá adicioná-la a um recurso em Recurso > Funcionalidades no Admin Console. Os usuários veem as funcionalidades adicionadas aos recursos no Google Agenda.
Etapa 3: adicionar recursos
Agora, adicione tudo o que as pessoas podem reservar: salas de conferência, carros da empresa, salas de amamentação ou qualquer benefício oferecido aos funcionários pela empresa. Se você tiver criado funcionalidades na etapa 2, poderá associá-las aos recursos à medida que eles forem adicionados.
Observação: os recursos adicionados normalmente ficam disponíveis após alguns minutos. Em alguns casos, talvez eles levem até 24 horas para ficarem disponíveis na agenda de todos.
1. Na aba de "Gerenciamento de recursos", clique em "Abrir";
2. Clique em "Adicionar" ;
3. Em seguida será apresentada esta tela, preencha os campos obrigatórios de acordo com a finalidade do seu recurso:
Obs1: É importante prestar atenção na hora de preencher os dados do seu recurso, selecionar o tipo não é obrigatório mas uma função que facilita a melhor organização de seu domínio.
Obs2: Após preencher os campos obrigatórios, abaixo haverá a opção de “Configuração de Sala”, ativando a opção “Permitir liberação de sala com base na agenda” você irá poder utilizar o Google Agenda como forma de administrar seus recursos bem estruturados, para mais informações:
Usar os recursos estruturados do Google Agenda
Sala de conferências: recursos usados em reuniões ou conferências que podem ser tão pequenos quanto uma sala com um telefone;
Outro: recursos que não são usados em reuniões. Por exemplo, uma bicicleta ou um carro da empresa
4. Após preencher os campos obrigatórios, clique em "Adicionar recurso";
Veja mais detalhes sobre os campos em Formato para atualizações em massa.
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