Você pode excluir as contas do Google Workspace que pertenciam a usuários que saíram da sua organização. A exclusão da conta de um usuário exclui os dados do usuário do Google Workspace(inclusive as mensagens do Gmail e os dados da agenda) e bloqueia o usuário, impedindo que ele acesse os serviços do Google Workspace da organização, inclusive os arquivos deles no Google Drive.
1. Acesse o Admin Console, de uma destas três maneiras:
Acesse a URL admin.google.com;
No Gmail, clique na engrenagemno canto superior direito e depois em "Gerenciar esta organização";
No menu de aplicativos do Google , selecione a opção "Administrador";
2. Você tem duas maneiras de realizar esse procedimento;
OPÇÃO 1: Clique no ícone de “Usuários”. Se você escolheu esta opção, após este passo pule para o passo 3.
OPÇÃO 2: Ou como pretende excluir um usuário, logo abaixo na página inicial do painel aparece a opção de “Excluir um usuário”
Logo em seguida será apresentada uma tela para que digite o nome do usuário que deseja excluir, digite o nome ou e-mail do usuário que pretende excluir, caso escolha essa opção, pule diretamente para a etapa 5
3. Clique no usuário que deseja excluir. Caso deseje excluir mais de um usuário por vez, selecione os usuários clicando no quadrado ao lado do nome de cada perfil e clique no ícone e selecione "Excluir usuários selecionados" no canto superior direito da tela;
Dica: No caso de todos os usuários que pretende excluir pertencerem à mesma unidade organizacional, selecione a unidade organizacional no canto esquerdo da tela. Em seguida, selecione o(s) usuário(s) que deseja excluir.
4. Coloque o cursor sobre o usuário, clicando em "Mais" e em seguida em "Excluir usuário";
5. Em seguida será apresentada uma tela para a exclusão do usuário, nesta tela é preciso considerar certas preferências, que são:
Caso deseje realizar a transferência de propriedade dos arquivos do Google Drive, da Agenda e/ou das páginas do Google Plus (Caso não deseje, pule para a parte 6)
Marque a opção “Drive”(marque também a opção “Incluir arquivos não compartilhados com todos”)
Marque a opção “Agenda" (marque também a opção "Também liberar todos os recursos da agenda reservados em eventos organizados pelo usuário")
Para saber mais sobre como gerenciar a agenda de ex- funcionários, clique aqui
Lembrando que essa opção não realiza a migração dos e-mails da conta. Caso deseje realizar a migração dos e-mails siga os passos descritos neste link.
Na área de "Transferir para" digite o endereço de e-mail do novo proprietário dos arquivos. Por último, clique em "Excluir".
6. Caso não queira transferir arquivos do Google Drive ou Agenda, marque a opção Não transferir os dados e clique em "Excluir";
Obs.: Escolhendo a opção de não transferir os dados do usuário prestes a ser excluído, é importante saber que todos os dados associados a conta do usuário serão excluídos, assim como os dados do Vault relacionados a esse usuário. Para saber mais, clique aqui.
O que acontece com os dados do usuário excluído?
E-mail: Todas as mensagens da conta do usuário são excluídas após cinco dias;
Google Agenda: A agenda principal do usuário é excluída após cinco dias. Agendas compartilhadas criadas pelo usuário não são excluídas. No entanto, para que outro usuário possa continuar a gerenciar uma agenda compartilhada, é preciso conceder permissão ao outro usuário para "Fazer alterações e gerenciar compartilhamento" na agenda compartilhada;
Arquivos do Google Drive: os arquivos do usuário no Google Drive são excluídos após cinco dias, a menos que você os transfira quando excluir o usuário, como descrito acima, a menos que você os transfira quando excluir o usuário;
Google Vault: todas as regras de retenção e as retenções aplicáveis ao usuário são removidas. Todos os dados do usuário são excluídos do Google Vault no prazo de 30 dias;
Páginas de sites: As páginas de sites criadas pelo usuário não são excluídas. Entretanto, como administrador, você pode remover os sites;
Serviços que não fazem parte do grupo de serviços principais: O conteúdo dos serviços que não fazem parte do grupo de serviços principais do usuário (como o YouTube e os Álbuns do Picasa) é excluído.
7. É possível excluir o usuário diretamente pela página de perfil do usuário. Basta clicar no usuário, seguindo do ponto 1 ao 3. Em seguida, clique sobre os três pontinhos "Mais" no canto inferior esquerdo da tela. Após abrir as opções, clique em "Excluir usuário". Agora é só repetir os passos 5 ou 6.
