Defina uma política de retenção padrão para controlar o tempo que dados de sua empresa serão arquivadas antes de serem excluídas permanentemente das contas dos usuários e de todos os sistemas do Google.

Para definir uma regra de retenção padrão:

1. Acesse o Google Vault:

• Através da URL ediscovery.google.com;

• Clicando em "Google Apps" , e selecionando "Vault";

2. No painel clique em "Retenção";

3. Coloque o mouse em cima das opções "Gmail", "Drive", "Grupos", "Google Chat", "Google Meet" ou "Google Sites" e clique no que você deseja definir;

5. Escolha a duração da cobertura de retenção:

• Opção de colocar como “Indefinidamente”;

• Opção de colocar como “Período de retenção”

• Escolha a opção "Indefinidamente" se quiser que as mensagens que combinem com a regra de retenção padrão criada sejam permanentemente retidas;
   

• Escolha um "Período de retenção" se quiser que as mensagens sejam eliminadas após o período de cobertura da retenção expirar. O número máximo de dias para reter mensagens é 36.500;
  
  → E-mail e Grupos do Google: Os dias desde o envio da mensagem.
  
  → Google Drive: Os dias desde a criação ou última modificação do arquivo. 

Observação: Recomendamos que sempre seja marcada a opção de "Indefinidamente".

6. Se você escolheu a opção "Período de retenção", é necessário escolher também o que deve acontecer com uma mensagem quando a cobertura de retenção dela termina:

• Escolha a primeira opção para excluir apenas as mensagens e os arquivos que os usuários já excluíram;
   

• Escolha a segunda opção para excluir todos os arquivos e mensagens. Isso inclui as mensagens e os arquivos que estão nas caixas de entrada e no Google Drive dos usuários. Também inclui os dados que já foram excluídos.
   

7. Clique em "Salvar".

Observações importantes:

• O que acontece depois que você define uma regra de retenção padrão: A menos que uma regra ou retenção personalizada se aplique, as atuais e futuras mensagens nas caixas de correio de seus usuários são preservadas e excluídas do Google Apps Vault de acordo com a regra de retenção padrão;
   

• O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem: A mensagem é removida da caixa de correio do usuário. No entanto, quando a regra de retenção padrão ou uma regra personalizada se aplica, a mensagem continua disponível no Google Apps Vault durante o restante do período de retenção;

Para saber mais como funciona a retenção do Vault, consulte este link.